22 Aug 2013

De escribir emails

Parece mentira que algo que hacemos diariamente nos cueste tanto hacerlo bien. Pero la realidad es que, en general, escribimos mails profesionales bastante malos. Da igual que sea un mail sobre el estado de un proyecto, un pitch de ventas o un mail de soporte. Y no será por falta de práctica, porque hay días en los que parece que no hacemos otras cosa.

Y, en mi opinión, el problema se reduce a una cosa: nos olvidamos de por qué estamos escribiendo ese mail. Escribimos lo que queremos escribir, en lugar de que lo que deberíamos escribir. ¿Y que es lo que deberíamos escribir?. Sencillo, lo que la otra persona necesita/quiere saber. Nos da igual el contexto, escribimos siempre lo mismo, sea lo que le puede interesar a la otra persona o no.

Pongamos el caso hipotético de que estas escribiendo un email contactándome para que tu empresa aparezca en cobraronline. ¿Qué opción escogerías para contactarme?

  1. Hacerme un copy&paste de dos páginas de tu web, omitiendo aspectos tales como el precio, y adjuntarme un PDF con tu presentación corporativa.

  2. Asumir que sé algo sobre la industria de medio de pago, que no estoy buscando una pasarela para mi negocio, presentarme tu empresa en una frase, indicar en que secciones de cobraronline crees que encaja y ofrecerte para ayudarme con todo lo que necesite para completar la ficha o probar tu producto.

La segunda es mejor opción, ¿verdad?. ¿VERDAD?.

Pongamos otro caso hipotético. Digamos que estas haciendo un proyecto para un cliente. El desarrollo de una web que hace un poco de esto y algo de aquello. Digamos que has convenido con tu cliente que todos los viernes le vas a enviar un informe sobre el progreso y supongamos que lo cumples. ¿Qué mail enviarías?.

  1. Un mail en el que le pasas la lista de commits a tu repositorio, le dices que el miércoles fue fiesta, que el jueves te atascaste con la integración con el servicio X porque han cambiado su API lo que causó innumerables destrozos en la infraestructura y que llevas un 23% del desarrollo, pero que vas bien.

  2. Un mail en el que le indicas la funcionalidad terminada, la que ya puede probar si es distinta y como vais sobre la planificación y le ofreces cambios en la misma si aplica.

Fácil, ¿no?, ¿NO?

Son dos ejemplos extremos. Exagerados. Pero piensa un poco en los mails que sueles ver, escribir o enviar. Intenta llevarlos al extremo. Si siempre te sale la opción 2 es que tienes mucha suerte.

Cualquier cosa que escribamos debería ser siempre pensando en quién lo va a leer. Deberíamos pensar cómo le va a ayudar lo que le contemos, porque escribimos para él, no para nosotros. Antes de dar la botón de enviar deberíamos hacernos algunas preguntas:

  • ¿Es necesario todo lo que le contamos? Si puedes reducir el tamaño del email, hazlo. Piensa en lo que pasa por tu cabeza cuando abres un mail de una longitud considerable. A nadie le sobra el tiempo.
  • ¿Respondemos a lo que nos ha preguntado o necesita saber? El objetivo es comunicar algo y deberíamos asegurarnos de que lo hacemos.
  • ¿Le interesará todo lo que le contamos? Resiste la tentación de contar más de lo necesario. Hay formas de sugerir sin contar, de modo que nos podrá preguntar si es de su interés.
  • ¿Hablamos el mismo idioma? Independientemente de tu industria, no todo el mundo conoce términos técnicos que para ti son de uso diario.
  • ¿Le aportamos algo que merezca la pena? Ya sea información, despertar inquietudes, le resolvamos un problema o le hagamos reír. Si no escribimos nada que el receptor pueda valorar positivamente, mejor no escribirle.

Aunque ahora que lo reviso antes de pulsar el botón de publicar, esto es aplicable a todo lo que escribimos y no únicamente a los emails ¿verdad?